С первого января 2012 года вступило в силу Положение Центрального банка о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П (далее – Положение).

Положение распространяется:

– на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Центрального банка Российской Федерации);

– на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения;

– на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей).

Теперь индивидуальные предприниматели и структурные подразделения тоже обязаны вести учет кассовых операций.

Согласно Положению юридические лица, индивидуальные предприниматели обеспечивают организацию ведения кассовых операций. В кассовой книге должны быть отражены все операции по приходованию и расходованию наличных денежных средств. Записи в кассовой книге делаются на основании приходных и расходных ордеров. Положение устанавливает возможность формирования кассовых документов в электронном виде. При этом все кассовые документы, сформированные с использованием технических средств, должны быть распечатаны на бумажном носителе.

В Положении прописаны правила ведения кассовых операций обособленными подразделениями. Требования Положения о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должны соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением.

Положение также определяет и особенности оформления кассовых операций банковскими и небанковскими платежными агентами, осуществляющими деятельность по приему платежей физических лиц в соответствии с Федеральными законами от 03.06.2009 №103-ФЗ «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемых платежными агентами» и от 27.06.2011 №161-ФЗ «О национальной платежной системе».

Положением установлены особенности расчета лимита банковскими и небанковскими платежными агентами.

При определении величины лимита остатка наличных денежных средств платежные агенты не учитывают наличные деньги, принятые ими при осуществлении этой деятельности. Ведь собственниками принятых денежных средств платежные агенты не являются, деньги с момента получения в кассу платежного агента принадлежат третьим лицам, и их следует сдавать в банк для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет.

Платежные агенты и банковские платежные агенты (субагенты) обязаны вести отдельную кассовую книгу по средствам, полученным в рамках деятельности платежного агента и формировать отдельные приходно-кассовые ордера на эти средства.

Вторую кассовую книгу они ведут по собственным операциям, как любые юридические лица. Приход и расход собственных денег также оформляется отдельно. Чтобы разделить приходные ордера по собственным и несобственным средствам, следует продумать их различную нумерацию.

Согласно Положению для ведения кассовых операций устанавливается максимальная сумма наличных денег, которая хранится в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Об установленном лимите остатка денежных средств в кассе издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.д.).

Лимит остатка наличных денег в кассе рассчитывается по формуле, указанной в Приложении к Положению. Расчет может осуществляться исходя из полученной выручки или исходя из потраченных наличных денежных средств.

Период, в течение которого действует установленный лимит, определяет руководитель организации или индивидуальный предприниматель. Пересматривать установленный лимит можно по необходимости.

Если в составе организации имеются обособленные подразделения, то порядок расчета лимита остатка наличных денежных средств в кассе зависит от наличия расчетного счета, открытого в банке по месту нахождения обособленного подразделения.

Обособленное подразделение, для совершения операций которого юридическим лицом в кредитной организации или Центральном банке Российской Федерации открыт банковский счет, самостоятельно устанавливает себе лимит остатка наличных денежных средств в кассе, т.е. отдельно от головной организации. Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в кассах обособленных подразделений.

Для соблюдения лимита кассы и кассовой дисциплины наличие своего расчетного счета обособленному подразделению не нужно – сверхлимитную наличность оно может сдать в кассу головной организации.

Хранить наличные денежные средства необходимо в банках. В кассе наличные денежные средства могут храниться только в пределах установленного лимита остатка наличных денежных средств

Кассовые документы необходимо хранить не менее пяти лет.

Несоблюдение требований Порядка ведения кассовых операций предусматривает административную ответственность в соответствии с частью 1 статьи 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Согласно пункту 1 статьи 15.1 КоАП РФ штрафы для должностных лиц могут составить до 5000 руб., для юридических лиц – до 50 000 руб.

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций будет нести только руководитель.

Для того, чтобы не нарушить требования Центрального банка, достаточно установить лимит остатка кассы и придерживаться его; соблюдать кассовую дисциплину; соблюдать предел расчетов наличными (сто тысяч рублей); помнить о необходимости применения контрольно-кассовой техники (в случаях, предписанных законом о ККТ).

С. Белова, зам. начальника, советник государственной гражданской службы Российской Федерации 3 класса