Архив – дело тонкое

М. Ильина

Ядринский районный архив начал свою деятельность 25 сентября 1924 года. С образованием архивного дела в районе была проделана огромная работа по сохранению районных документов и концентрации их в специальных хранилищах. Архивисты и сегодня пристальное внимание уделяют вопросам комплектования и обеспечения сохранности документов, проводят работу по использованию документов. Об этом рассказывает заведующий райархивом М. Ильина.

– Майя Витальевна, какова роль архива в современной жизни?

– Особую значимость архив имеет как хранилище исторической памяти, имеющий общественную, государственную и культурную ценность, являющийся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов России, ее информационных ресурсов. Ядринский районный архив имеет список источников комплектования документами учреждений и предприятий района, законодательно обязанных передавать документы в райархив. И, таким образом, в архиве формируется коллекция документов, отражающих историю образования и функционирования конкретных учреждений и предприятий района, информацию о преобразовании органов государственной власти, в том числе создании администраций городов и районов в 1991 году, об изменениях административного деления районов, организации и проведении избирательных компаний. Райархив хранит документы: районной и городской, сельских администраций, районных отделов финансирования, экономики, культуры, образования, сельского хозяйства, социальной защиты, а также документы налоговой службы, прокуратуры, статистики, промышленных предприятий, школ, промысловых артелей, колхозов, фотодокументы, фонды личного происхождения и пр. В архив учреждения и предприятия поступают определенные виды документов: уставы, положения, протоколы, планы и отчеты работы, финансовые отчеты, договоры и соглашения, акты, деловые письма. Благодаря чему в архиве можно получить информацию о дате создания и функциях учреждения, основных направлениях деятельности, объеме и качестве выпускаемой продукции, предпринятых реконструкциях и реорганизациях предприятий и учреждений, заработной плате работников, деятельности общественных организаций, внепроизводственной жизни рабочих, причинах и времени ликвидации учреждения и многое другое. По состоянию на 25 сентября 2017 года в нашем архиве сосредоточены 369 фондов и 36460 единиц хранения, в том числе 44 фонда личного происхождения, 17 фондов по личному составу, 1 фонд фотодокументов, а также фонодокументы, видеофонограммы.

– Каковы сроки передачи документов в архив?

– Предельные сроки хранения управленческой документации в организациях – источниках комплектования установлены Федеральным Законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: для организаций федерального подчинения – 15 лет, республиканского – 10 лет, муниципального – 5 лет. Сроки хранения документов негосударственных организаций устанавливаются договором (соглашением) с районным архивом. Затем документы передаются на муниципальное постоянное хранение в районный архив. Документы по личному составу – приказы о приеме-увольнении, ведомости, личные карточки – на муниципальное хранение не передаются, пока предприятие действует. Руководители должны строго следить, чтобы они качественно велись и своевременно архивировались. Каждые три года составляются описи на дела (документы), законченные делопроизводством. По истечении делопроизводственного года документы упорядочиваются, согласно действующим нормам. За утрату документов и несвоевременную их передачу в районный архив по Административному кодексу предусмотрено наказание.

– Несколько слов об исполнении запросов граждан.

– Ежегодно в райархив поступает более трех тысяч запросов. Основные темы – подтверждение стажа, размера заработной платы, льготного стажа; выписки из постановлений и решений; копии архивных документов для подтверждения имущественных и земельных прав. С 2012 года райархив работает с Пенсионным фондом по защищенной сети wipnet. Электронное взаимодействие ускоряет работу обеих организаций, не требуется курьерской доставки, используется электронная цифровая подпись. Обращаются граждане с просьбой в оказании помощи по составлению родословных. Но, так как в архиве находятся документы только советского периода, такие запросы пересылаются в госархивы Чувашии для поиска необходимой информации по метрическим книгам церковных приходов. Мы осуществляем все виды консультативной помощи, поиск документов на всех сайтах российских архивов. Если интересуют какие-либо сведения из архива или организации другого региона, мы помогаем составить заявление и переслать по нужному адресу. Все услуги предоставляются бесплатно. Исполнение запроса согласно административному регламенту производится в течение 30 календарных дней. Стараемся работать оперативно – очередей на его подачу в райархив не бывает.

– Трудно ли работать в архиве?

– Физически – нет, не трудно. Хотя бумажная документация может быть весьма тяжелой. Поднимать тяжести случается, а бумага не легче кирпича. Гораздо сложнее творить историю организаций, быть в курсе происходящих изменений в их названиях, целях и задачах, своевременно вносить дополнения к преобразованиям. Совсем непросто осуществлять, в положенный срок, контроль за текущим делопроизводством учреждений, организаций и предприятий района, своевременно принимать меры по обеспечению качественного пополнения Архивного фонда Чувашской Республики документами учреждений района. Ведь документы, как книги, в магазине не купишь!