Основные направления деятельности Ядринского районного архива – это организация формирования, обеспечение сохранности и использование Архивного Фонда Чувашской Республики документами предприятий, организаций и учреждений, функционирующих на территории нашего района, а также координация их деятельности в области архивного дела и делопроизводства.

Работа по развитию архивного дела организуется на основе годового плана и целевых программ по направлениям деятельности. В области обеспечения сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики в ходе комплексных работ по переработке описей исправляются ошибки фондирования, составляются исторические справки к фондам, осуществляется работа по улучшению физического состояния документов за счет подшивки дел в новые обложки и ремонта, а также картонирования.

Для автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Чувашской Республики ведется работа по пополнению программного комплекса «Архивный фонд». В архиве сформированы 366 фондов, находятся 34552 ед. хр. Принимаются меры по обеспечению качественного пополнения Архивного фонда республики документами учреждений района. Документы поступают по утвержденным ЭПК Минкультуры Чувашии описям.

В центре внимания специалистов архивной службы остаются вопросы организации документов в делопроизводстве предприятий района и подготовки их для передачи на муниципальное хранение. На 1 декабря 2016 года проведена паспортизация ведомственных архивов. Образцово и своевременно исполняют работу по упорядочиванию архивных документов и передаче их в райархив: финансовый отдел районной администрации, Ядринский районный суд, прокуратура Ядринского района, Ядринская районная станция по борьбе с болезнями животных, Ядринский агротехникум, Ядринский комплексный центр социального обслуживания населения, Центр занятости населения, Ядринское райпо, Кильдишевское, Советское, Стрелецкое, Чебаковское, Кукшумское сельские поселения.

Из 73 учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования районного архива – приняли участие в паспортизации все. Не прошли паспортизацию: БТИ, сектор имущественных и земельных отношений, отдел строительства, дорожного хозяйства и ЖКХ Ядринской районной администрации, Персирланское сельское поселение. Руководителям этих учреждений следует уделить серьезное внимание на деятельность по управлению документами.

Ядринским районным архивом постоянно осуществляется контроль за состоянием работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях. Согласно плану мероприятий организуются выездные проверки ведомственных архивов и состояния делопроизводства. Особое внимание обращается на наличие и применение инструкции по делопроизводству, наличие и внедрение номенклатуры дел, соблюдению требований ГОСТа 6.30-2002 по составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, качеству формирования дел, а также проведению отбора, упорядочения и передачи документов на хранение в районный архив.

Регулярно проводятся семинары-совещания с ответственными за делопроизводство и архив по вопросам организации документов в делопроизводстве учреждений. Экспертно-проверочной комиссией при администрации района рассматриваются и согласовываются номенклатуры дел организаций, положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях и инструкций по делопроизводству и др. В последние годы роль архива стала особенно заметной в социальной сфере. Архивные справки о трудовом стаже, заработной плате, наградах помогают нашим землякам успешно реализовывать свои права, гарантированные законом. Основная часть рабочего времени уделяется исполнению запросов граждан и организаций. В 2016 году архив исполнил 2750 запросов социально-правового и имущественного характера (для сравнения: 15 лет назад исполнено (в 2002 г.) – 122 запросов, 10 лет назад (в 2007 г.) – 1515 запросов), а также 872 тематических запроса по правоустанавливающим документам на домовладения и земельные участки. Запросы граждан исполняются по заявлениям, получаемым архивом в сроки, определенные правилами работы архивов. Если документов в архиве нет, дается разъяснение о том, куда ещё можно обратиться. Общее количество пользователей архивной информацией за истекший год составило 4090.

Работа архивистов не заключается только в выдаче копий документов или архивных справок. Сотрудники архивной службы участвуют в издательских проектах, готовят интересные выставки на основе документальных материалов, проводят лекции, беседы и экскурсии, осуществляют публикации и сообщения в СМИ. Все это способствует повышению общей культуры населения и интереса к историческому прошлому.

М. Ильина, главный специалист-эксперт райадминистрации